Das 80%-Problem bei Meetings und Events in Hotels

Warum Technologie nicht der Engpass ist – sondern die Conversion

Technologie für Meetings und Events in Hotels wird oft in Form von Tools diskutiert: neue Plattformen, neue Funktionen, neue Automatisierungsebenen. In der Praxis geht es jedoch selten darum, welche Technologie existiert, sondern vielmehr darum, was passiert, sobald die Nachfrage tatsächlich im Hotel ankommt.

In einem kürzlichen Gespräch sprach ich mit Judith Huisman, Gründerin und Produktleiterin von Meetingselect, um zu erörtern, wo diese Lücke derzeit besteht und warum sie trotz jahrelanger Investitionen in digitale Systeme weiterhin besteht.

Es hat sich sehr schnell gezeigt, dass Hotels keine Probleme haben, Interesse an Tagungen und Veranstaltungen zu wecken. Die Herausforderung besteht darin, dieses Interesse in konkrete Buchungen umzuwandeln.

„Wenn Sie 20 % der Meeting-Anfragen konvertieren, arbeiten Sie bereits auf einem sehr hohen Niveau. Aber das bedeutet auch, dass 80 % des potenziellen Umsatzes ungenutzt bleiben.“
— Judith Huisman

Das ist eine einfache Beobachtung, verändert aber die Perspektive grundlegend. Was oft als starke Performance gilt, entpuppt sich eher als strukturelle Begrenzung – weniger bedingt durch Nachfrage, sondern durch den Umgang mit dieser Nachfrage.

Die Conversion-Lücke als zentrales Thema

Auf den ersten Blick wirkt das Segment Meetings und Events aufgrund seiner Variabilität komplex. Hotels organisieren alles – von kleinen Boardroom-Meetings bis hin zu großen Konferenzen, oft parallel zu freizeitorientierten Anfragen.

Doch wie Judith deutlich macht, ist Komplexität nicht das eigentliche Problem. Die Herausforderung liegt darin, wie Anfragen verarbeitet werden, sobald sie im System eingehen.

Die meisten Hotels verlassen sich noch immer auf manuelle Prozesse, um eingehende Anfragen zu bearbeiten. Jede Anfrage muss individuell geprüft, bepreist und beantwortet werden. Das ist im Einzelfall machbar, führt aber im großen Maßstab zu Reibungsverlusten.

Diese Auswirkungen sind intern nicht immer sofort sichtbar. Anfragen werden empfangen, Antworten verschickt, der Betrieb läuft weiter. Aus Sicht der Kund:innen ist das Erlebnis jedoch langsamer, weniger transparent und oft inkonsistent. Viele Anfragen verschwinden, bevor überhaupt eine Entscheidung getroffen wird.

Hier entwickelt sich Technologie für Meetings und Events von einer unterstützenden Funktion zu einer geschäftskritischen Notwendigkeit.

Wenn Erwartungen schneller wachsen als Systeme

Eventplaner:innen bringen heute nicht mehr die Geduld mit, die früher den Buchungsprozess geprägt hat. Ihre Erwartungen wurden an anderer Stelle geformt – insbesondere durch die Art und Weise, wie Hotelzimmer heute gebucht werden.

Sofortige Kostenvoranschläge. Sofortige Verfügbarkeit. Übersichtliche Optionen.

Dieser Standard gilt inzwischen auch für Meetings und Events – unabhängig davon, ob die Systeme bereits mithalten können. Planer:innen möchten weiterhin verhandeln, vor allem bei größeren Veranstaltungen, erwarten jedoch, dass sie von Anfang an transparente Informationen erhalten.

Ohne diese Transparenz wird der Prozess reaktiv. Hotels müssen jede Anfrage einzeln bearbeiten und investieren Zeit in viele Anfragen, die nie zu einer Buchung führen.

In weiter entwickelten Märkten schließt sich diese Lücke bereits. Eventbezogene Produkte – von saisonalen Paketen über Gutscheine bis hin zu Gruppenerlebnissen – werden zunehmend automatisiert. Sie gelten nicht mehr als Ausnahme, sondern sind Teil einer umfassenden kommerziellen Strategie, in der Geschwindigkeit und Klarheit entscheidend sind.

Warum mehr Tools nicht gleich mehr Klarheit bedeuten

Es liegt nahe anzunehmen, dass zusätzliche Systeme die Lösung sind. In der Praxis verschärft dieser Ansatz das Problem häufig.

In vielen Hotels werden Meetings- und Eventprozesse durch mehrere Tools unterstützt, die selten miteinander integriert sind. Verfügbarkeiten liegen in einem System, Pricing-Logiken in einem anderen und die Angebotserstellung in einem dritten. Jedes Tool erfüllt seinen Zweck, doch der Gesamtprozess bleibt fragmentiert.

Der Fokus verschiebt sich deshalb von Expansion hin zu Integration.

Durch die Zusammenarbeit zwischen Shiji Group und Meetingselect liegt der Schwerpunkt darauf, diese Elemente über eine API-basierte Architektur miteinander zu verbinden. Wenn Verfügbarkeit, Pricing und Buchungsfunktionen in einem einheitlichen Ablauf zusammenlaufen, verändert sich die gesamte Arbeitsweise.

Statt auf Anfragen zu reagieren, können Hotels sofort strukturierte Optionen anbieten. Das reduziert manuellen Aufwand und verbessert gleichzeitig Geschwindigkeit und Konsistenz.

Automatisierung als Neuverteilung von Ressourcen

Automatisierung wird in diesem Zusammenhang oft missverstanden. Es geht nicht darum, die menschliche Interaktion zu eliminieren, sondern neu zu definieren, in welchen Bereichen sie einen Mehrwert schafft.

„Wenn Sie eingehende Terminanfragen automatisieren und Kunden schneller bedienen, generieren Sie sofort zusätzliche Einnahmen und ermöglichen es Ihren Teams gleichzeitig, sich auf die Veranstaltungen zu konzentrieren, die tatsächlich menschliche Interaktion erfordern.“ Judith Huisman

Wie Judith erklärt, führt dies nicht zu einer Einschränkung des Serviceangebots, sondern zu einer besseren Verteilung der Arbeitslast.

Die eher routinemäßigen Anfragen – insbesondere bei kleinen oder standardisierten Veranstaltungen – lassen sich mithilfe von Technologie effizient bearbeiten. Die Reaktionszeiten verbessern sich und die Konversionsrate steigt. Gleichzeitig sind komplexere Veranstaltungen weiterhin auf menschliches Fachwissen angewiesen.

Dies schafft ein ausgewogeneres Betriebsmodell, bei dem Skalierbarkeit und Service nicht mehr im Widerspruch zueinander stehen.

Die fehlende Ebene: Preisgestaltung und Daten

Eine weniger offensichtliche, aber ebenso wichtige Herausforderung ist die Preisgestaltung. Im Gegensatz zum Zimmerertragsmanagement, das sehr strukturiert ist und auf Daten basiert, hängt die Preisgestaltung für Tagungen und Veranstaltungen meist vom menschlichen Ermessen ab.

Das schränkt die Reaktionsfähigkeit ein – insbesondere in Zeiten hoher Nachfrage – und führt zu Inkonsistenzen, je nachdem, wer die Anfrage bearbeitet.

Wenn Verfügbarkeit, Preise und Nachfragesignale in einem System zusammengeführt werden, beginnt sich dieses Problem zu lösen. Hotels können schneller und präziser reagieren und Angebote erstellen, die den aktuellen Marktbedingungen entsprechen.

Gleichzeitig werden Daten operativ nutzbar. Sie dienen nicht mehr nur der Analyse, sondern beeinflussen Entscheidungen in Echtzeit. Genau dieser Übergang von Erkenntnis zu Handlung bringt echte Performance-Steigerungen.

Die Zukunft der Meetings- und Eventtechnologie

Die Richtung ist klar: Technologie für Meetings und Events wird sich weiterentwickeln – hin zu einer intensiveren Datennutzung, stärkeren internen Kompetenzen und einer größeren Rolle intelligenter Systeme.

Hotels müssen über das bloße Sammeln von Daten hinausgehen und diese aktiv in ihren Prozessen einsetzen. Dafür braucht es ein besseres Verständnis dafür, wie Systeme miteinander verknüpft sind und wie daraus Mehrwert entsteht.

Künstliche Intelligenz wird diese Entwicklung beschleunigen – insbesondere bei der Qualifizierung von Anfragen, der Preisoptimierung und der Personalisierung von Angeboten. Gleichzeitig werden Themen wie Nachhaltigkeit stärker in den kommerziellen Prozess integriert und direkt in die Vermarktung von Meetings und Events einfließen.

Was all diese Entwicklungen verbindet, ist nicht die Technologie selbst, sondern deren effektive Integration.

Fazit: Performance neu denken

Was als Diskussion über Tools beginnt, führt zu einer grundsätzlichen Frage.

Technologie für Meetings und Events bedeutet nicht nur, bestehende Prozesse zu digitalisieren, sondern sie an die heutigen Erwartungen anzupassen.

Die Nachfrage ist da. Das Potenzial ebenfalls. Entscheidend ist die Fähigkeit, darauf effizient zu reagieren.

Die 20%-Benchmark ist deshalb so relevant, weil sie die Grundannahmen der Branche infrage stellt. Wenn selbst starke Performance den Großteil des Umsatzpotenzials ungenutzt lässt, handelt es sich nicht um ein Randproblem, sondern um ein systemisches.

Die Lösung liegt nicht in mehr Aufwand, sondern in besserer Abstimmung zwischen Systemen, schnellerem Zugriff auf Informationen und einem klaren Verständnis dafür, wo menschliche Interaktion den größten Mehrwert bietet.

In diesem Sinne ist das 80%-Problem nicht nur eine Kennzahl, sondern ein klarer Hinweis darauf, wo die nächste Wachstumsphase entstehen wird.

Sehen Sie sich hier den vollständigen Podcast an:

• Hotels verkaufen nicht länger nur Zimmer. Was das für die Branche bedeutet
• Der Technologiewandel im Gastgewerbe des Nahen Ostens Ein Gespräch mit Jimmy Joseph, Director von CADD Emirates
• Je vernetzter hotels werden, desto wichtiger wird der menschliche faktor  
• Vernetzte Gastfreundschaft beginnt lange vor der Ankunft der Gäste
• Perspektive einer General Managerin auf Gästefeedback im nationalen Maßstab