Zmiany w przetwarzaniu płatności w hotelach: Od systemów samodzielnych do zintegrowanych

Wprowadzenie

Sposób, w jaki hotele obsługują płatności, przechodzi znaczącą transformację. Zintegrowane rozwiązania płatnicze stopniowo wypierają tradycyjne, samodzielne systemy płatności. Shiji Insights spotkało się z Jamesem Montague, starszym dyrektorem Shiji Payment Solutions i zapytało o zawiłości przetwarzania płatności w hotelach, badając ukryte koszty samodzielnych systemów i korzyści płynące z redukcji kosztów zintegrowanych usług.

Zanim przejdziemy do naszego wywiadu z Jamesem, poświęćmy chwilę na omówienie kilku krytycznych aspektów przetwarzania płatności.

Podsumowanie wywiadu

Nasz wywiad z Jamesem podkreśla kluczowe różnice i zalety zintegrowanych i niezależnych hotelowych systemów płatności. Podkreśla znaczenie oceny funkcji każdego systemu, opcji płatności i oszczędności kosztów pracy.

Zintegrowane systemy są zalecane ze względu na korzyści związane z bezpieczeństwem, w tym tokenizację danych i zmniejszone ryzyko oszustwa, co prowadzi do mniejszego zakresu PCI-DSS. Systemy te nie tylko oszczędzają koszty pracy, ale także zwiększają zadowolenie i bezpieczeństwo Gości.

James radzi hotelarzom, aby ocenili swoje ogólne operacje, zidentyfikowali istniejące wyzwania i wybrali odpowiedniego partnera w zakresie systemu płatności. Zwraca on uwagę, że choć oszczędności są różne, hotele z wieloma transakcjami mogą osiągnąć znaczne oszczędności kosztów i zauważalną poprawę jakości usług.

Ukryte koszty samodzielnych rozwiązań

Jednym ze znaczących, pomijanych kosztów systemów autonomicznych jest robocizna. Czas spędzony na podwójnych wpisach, korektach błędów i uzgadnianiu transakcji może skumulować się do znacznych godzin pracy. Wpływa to nie tylko na wydajność operacji, ale także zwiększa koszty operacyjne hotelu.

Zalety zintegrowanych rozwiązań płatniczych

Zintegrowane systemy płatności w usługach gastronomicznych poprawiają doświadczenia gości i wydajność operacyjną. Funkcje takie jak opcje płatności przy stoliku przyspieszają płatności rachunków, poprawiając zadowolenie klientów i zwiększając wskaźniki rotacji stolików, a zautomatyzowane uzgadnianie usprawnia procesy finansowe.

Tabela porównawcza kosztów dla hotelu z usługami Gastronomii i napojów przy użyciu samodzielnych i zintegrowanych systemów ujawniłaby znaczne oszczędności w dłuższej perspektywie dzięki zintegrowanemu podejściu, głównie ze względu na obniżone koszty pracy i zwiększoną wydajność operacyjną. (Patrz tabele poniżej)

Przykłady te podkreślają, jak opłacalność zintegrowanych systemów płatności wzrasta wraz ze skalą działalności hotelu, zwłaszcza gdy w grę wchodzą usługi Gastronomii i napojów.

Scenariusz pierwszy: Mały hotel bez usług gastronomicznych

Scenariusz drugi: Średni hotel z wieloma terminalami

Scenariusz trzeci: Duży hotel z rozbudowanymi usługami gastronomicznymi

Scenariusze i analiza kosztów i korzyści

Decyzja o przejściu na system zintegrowany zależy od różnych czynników, w tym liczby terminali płatniczych i obecności usług Gastronomii i napojów. W scenariuszu, w którym hotel ma wiele terminali i intensywną obsługę Gastronomii i napojów, przejście na zintegrowany system może być korzystne ekonomicznie. Automatyzacja zadań takich jak uzgadnianie i poprawa doświadczenia gościa może prowadzić do znacznych oszczędności kosztów i zwiększenia przychodów.

Poniżej znajduje się nasz szczegółowy wywiad z Jamesem Montague, starszym dyrektorem w Shiji Payment Solutions. James pracuje w branży płatności od 2007 roku i kieruje międzynarodowymi rozwiązaniami płatniczymi we wszystkich produktach i regionach.

^{_{POWIĄZANE POSTY:}}

• Hotel Hanson: Tworzenie zaawansowanych technologicznie doświadczeń gościa
• Sukces miejsca docelowego: Wpływ reputacji online na przychody hoteli
• Mapa drogowa transformacji Gastronomii i napojów w hotelach
• Wykres dystrybucji 2024: Poruszanie się po zmieniającym się krajobrazie technologii hotelowych
• Płatności: Pomijany punkt styku w podróży gościa

Shiji Insights: Czy możesz wyjaśnić podstawowe różnice między samodzielnymi i zintegrowanymi systemami płatności w hotelach?

James Montague: Przetwarzanie autonomiczne oznacza, że oba systemy nie mogą się ze sobą komunikować; kasjer/operator musi powtarzać wiele kroków i ręcznie przesyłać dane między systemem biznesowym a terminalem płatniczym. Rozważ przeprowadzenie procesu raz w systemie biznesowym, a następnie powtórzenie go w terminalu płatniczym, wręczenie ręcznego paragonu i nadzieję, że dzięki podwójnemu zapisowi wszystko się zgadza.

Zintegrowane przetwarzanie płatności eliminuje ten ręczny wysiłek i płynnie umożliwia systemowi biznesowemu ułatwienie procesu płatności bez ręcznych kroków i podwójnego wprowadzania danych.

Jakie ukryte koszty wiążą się z samodzielnymi terminalami płatniczymi, które hotelarze mogą przeoczyć?

James Montague: Jednym z największych kosztów, który może nie być tak oczywisty, są koszty pracy. Biorąc pod uwagę czas poświęcony na podwójny wpis i dodatkowy wysiłek związany z poprawianiem błędów, uzgadnianiem i badaniem transakcji, istnieje możliwość zaoszczędzenia godzin pracy dziennie.

W jaki sposób zintegrowany system płatności usprawnia proces płatności w środowisku hotelowym?

James Montague: Korzystanie ze zintegrowanego modelu pozwala systemowi biznesowemu (np. Hotel PMS lub Food & Beverage POS) komunikować się z terminalem płatniczym; eliminując ręczne wprowadzanie, ręczne księgowanie i ręczne uzgadnianie procesu, wraz z automatyzacją, zintegrowane przetwarzanie pozwala Hotelarzom korzystać z dodatkowych funkcji, takich jak automatyczne pobieranie opłat i automatyczne przyrostowe preautoryzacje.

Czy możesz określić wpływ wyboru systemu płatności na doświadczenie gościa, szczególnie w przypadku usług Gastronomia i napoje?

James Montague: Nie ma nic gorszego niż kończenie posiłku, proszenie o rachunek, czekanie na rachunek, chęć zapłacenia kartą, oddanie karty lub czekanie, aż przyniosą terminal do stolika. Następnie można wreszcie zapłacić. Czasami zajmuje to ponad 5 minut, gdy chcesz tylko zapłacić i wyjść.

Zintegrowane rozwiązania do przetwarzania danych specjalnie dla Gastronomii i napojów znacznie usprawniają ten proces dzięki TablePay działającemu na terminalu płatniczym, umożliwiającemu kelnerowi wyciągnięcie czeku i wydrukowanie go z terminala płatniczego, zaakceptowanie płatności i płynne zaksięgowanie jej w POS Gastronomii i napojów oraz dodatkowe opcje, takie jak paragony e-mail, przyspieszają proces, umożliwiając szybszą obsługę gościa i obrócenie stolika i przygotowanie go dla następnego gościa.

Goście częściej chcą sami przejąć kontrolę nad doświadczeniem lub mają obawy dotyczące bezpieczeństwa płatności i udostępniania swojej karty. MobilePay dla Gastronomii i napojów pozwala Gościom przejąć kontrolę nad procesem poprzez zeskanowanie kodu QR na stoliku lub czeku. Mogą natychmiast zobaczyć rachunek, dokonać płatności, otrzymać potwierdzenie e-mailem i zostawić dodatkowe napiwki lub komentarze.

Wraz z powyższymi czynnikami pojawił się nacisk na większy wybór metod płatności. Wiele z naszych zintegrowanych rozwiązań oferuje szeroką gamę alternatywnych metod płatności, takich jak Apple Pay, Google Pay, Alipay, GrabPay, Ideal, PayPal lub WeChat, oferując Gościom więcej sposobów płatności i, co ważne, płacąc znaną metodą płatności, z którą czują się komfortowo.

Jakie kluczowe czynniki powinien wziąć pod uwagę hotelarz, decydując się na samodzielny lub zintegrowany system płatności?

James Montague: Zasięgnąć porady lub zrozumieć, co oferuje integracja z różnymi podmiotami przejmującymi/przetwarzającymi. Nie wszystkie zapewniają taką samą funkcjonalność lub wsparcie dla metod płatności. Rozważ również przegląd zakresu zgodności (np. PCI-DSS) i tego, w jaki sposób korzystanie z funkcji zintegrowanego rozwiązania, takich jak tokenizacja, może zmniejszyć zakres, a tym samym koszty.

Rozważając aspekt komercyjny, należy pamiętać o oszczędności kosztów pracy; w ostatecznym rozrachunku należy uzyskać oszczędności netto dzięki zastosowaniu zintegrowanego rozwiązania, a nie dodatkowe koszty.

Jaką rolę odgrywa technologia w przyszłości przetwarzania płatności w hotelach?

James Montague: W przyszłości przetwarzania płatności w hotelach technologia ma kluczowe znaczenie. Ewoluowaliśmy od różnych metod płatności do integracji w chmurze, które nie wymagają systemów lokalnych. Koncentruje się na przetwarzaniu wielokanałowym, umożliwiając Gościom płacenie online i dostosowywanie się w sklepie, tworząc płynne doświadczenie od rezerwacji do kasy. Jest to szczególnie ważne w naszej branży, gdzie Goście często przechodzą przez proces “płatności” wiele razy podczas swojej podróży. Możemy to ułatwić dzięki technologii, czyniąc podróż płynniejszą i bardziej przyjazną dla Gościa.

Ponadto technologia uprościła uzgadnianie poprzez zautomatyzowane procesy wykorzystujące dane od partnerów płatniczych, eliminując codzienną pracę ręczną. Ponadto dane dotyczące płatności mają kluczowe znaczenie dla rozwoju analitycznego wglądu w zachowania Gości, zapewniając bezpieczną i zgodną z przepisami obsługę danych przy jednoczesnym łączeniu wydatków w różnych obiektach i punktach sprzedaży.

Czy zintegrowane systemy mają jakieś zalety w zakresie bezpieczeństwa w porównaniu z samodzielnymi terminalami?

James Montague: Zbyt często widziałem hotele korzystające z samodzielnych systemów ręcznie wprowadzających kartę do systemu PMS lub wykonujących jej kopię. W pełni zintegrowane rozwiązania oferują tokenizowany i bezpieczny sposób przechwytywania i przechowywania danych posiadaczy kart przy jednoczesnym zmniejszeniu zakresu PCI-DSS dla hotelu.

Z perspektywy handlu elektronicznego, zapewnienie integracji z funkcjami Fraud Screening i 3D Secure również zmniejszy ryzyko oszustw i obciążeń zwrotnych.

W jaki sposób zintegrowane rozwiązania płatnicze mogą przyczynić się do poprawy wyników finansowych hotelu?

James Montague: Istnieją trzy główne kategorie, które omówiliśmy: oszczędność pracy dzięki automatyzacji i zmniejszeniu wysiłku ręcznego, przyspieszenie procesu, co zwiększa zadowolenie Gości i pozwala punktowi Gastronomii i Napojów na szybsze obracanie stolikami oraz dodatkowe środki bezpieczeństwa, które nie tylko zmniejszają zakres zgodności i koszty, ale także chronią reputację hotelu.

Oszczędza więc pracę, przyspiesza obsługę i satysfakcję Gości oraz zwiększa bezpieczeństwo. Te trzy punkty mają duże znaczenie na dłuższą metę. Są one niewielkie na co dzień, ale sumując je, widzimy dużą poprawę.

Jakiej rady udzieliłby Pan hotelarzom wahającym się przed przejściem z samodzielnego na zintegrowany system płatności?

James Montague: Pomyśl o całej swojej operacji i o tym, jak integracja i automatyzacja mogą ją uzupełnić. Zrozumienie bolączek występujących w różnych częściach Twojej działalności, od front office po finanse, i sprawdzenie, w jaki sposób integracja może je rozwiązać. Rozejrzyj się za agentem rozliczeniowym lub procesorem; nie wszyscy są sobie równi. Jeśli nadal próbujesz podjąć decyzję, uruchom go jako wersję próbną i oceń wyniki; z pewnością przyniesie ci to korzyści.

Trudno jest podać uniwersalną liczbę, ale widzieliśmy hotele, które poprawiły koszty nawet o 100 000. Nie będzie to takie samo dla wszystkich. Jeśli jednak liczba transakcji w miesiącu jest wysoka, oszczędności mogą być znaczne, a Goście zauważą poprawę jakości.

Kluczowe wnioski:

Wydajność pracy: Zintegrowane systemy drastycznie skracają czas poświęcany na ręczne wprowadzanie danych i korektę błędów, co prowadzi do znacznych oszczędności pracy.

Lepsze doświadczenie gości: Funkcje takie jak pay-at-table w Gastronomii i napojach przyspieszają proces płatności, zwiększając ogólne zadowolenie Gości.

Opłacalność: Zintegrowane rozwiązania płatnicze mogą stanowić wyższą inwestycję początkową, ale oferują długoterminowe oszczędności dzięki wydajności operacyjnej i zmniejszonej liczbie błędów.

Czynniki decyzyjne: Rozważając przejście na systemy zintegrowane, czynniki takie jak liczba terminali i zakres usług Gastronomii i napojów mają kluczowe znaczenie dla określenia opłacalności.

Przyszłościowe rozwiązania: Zintegrowane systemy płatności są krokiem w kierunku przyszłościowych operacji hotelowych, dostosowując się do zmieniających się oczekiwań Gości i postępu technologicznego w przemyśle hotelarskim.

Wnioski

Podsumowując, podczas gdy samodzielne systemy płatności były podstawą w branży hotelarskiej, zmiana w kierunku zintegrowanych rozwiązań jest oczywista. Systemy te zmniejszają ukryte koszty pracy i poprawiają doświadczenie gościa, pozytywnie wpływając na wyniki finansowe hotelu. Hotelarze powinni dokładnie rozważyć swoje potrzeby operacyjne i potencjalne korzyści z integracji przed podjęciem decyzji. Przy odpowiednim podejściu, przejście od samodzielnych do zintegrowanych systemów płatności może być strategicznym krokiem w kierunku większej wydajności i rentowności w sektorze hotelarskim.

• Wykres dotyczący technologii dystrybucji hotelowej do 2025 r.: Od kanałów do ekosystemów 
• Hotelowa analityka biznesowa: Dlaczego hotele potrzebują BI
• Dlaczego ocena jakości wizerunku hotelu ma obecnie większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej
• Sarah-Anne Tissot i Natalie Kimball analizują kwestię łączności w dystrybucji usług hotelarskich
• Jak wygląda skuteczne zarządzanie produktem w branży technologii hotelarskich