Del Punto de venta al Punto de servicio
En esencia, un sistema de punto de venta (POS) es simplemente un sistema utilizado por las empresas para procesar y registrar transacciones y por los clientes para pagar bienes o servicios. En cualquier caso, la definición de POS es, como mínimo, inadecuada, ya que estas plataformas hacen mucho más que procesar transacciones. Por eso, en los últimos años, los puntos de venta han pasado a denominarse RMS (Retail Management Systems) o Punto de Servicios, nombres que encajan mejor con el conjunto de herramientas que ofrecen los sistemas modernos. Toda esta complejización puede conducir fácilmente a diferentes problemas de fin de vida de POS mientras los hoteles buscan su próxima solución.
Historia de los sistemas POS
Estas suites son la evolución natural de las antiguas cajas registradoras electrónicas (ECR), una tecnología que existe desde hace décadas. De hecho, ya a principios de los 70, IBM lanzó los sistemas 3650 y 3660, que utilizaban (por primera vez en la historia) tecnología cliente-servidor y comunicación P2P a través de LAN, mientras que McDonald’s fue uno de los primeros restaurantes en utilizar una ECR controlada por microprocesador. Los años 80 marcaron la evolución de la ECR hacia los sistemas GUI que conocemos hoy en día, con la introducción de pantallas táctiles e interfaces basadas en widgets. Con el nuevo siglo, el auge de la computación en la nube hizo posible que se pudiera acceder directamente a los puntos de venta con un clic a través de un simple navegador, en cualquier lugar, en cualquier momento y prácticamente en cualquier dispositivo.
Una industria vertical
Los sistemas POS son utilizados por diferentes Industrias, por eso los proveedores de Puntos de venta tienden a ser extremadamente verticales. Un hotel tiene necesidades distintas a las de un centro de bienestar, por ejemplo, y el F&B no es una excepción. Un buen TPV para restaurantes debe ser capaz, entre otras muchas cosas, de generar los cheques de los clientes, enviar los pedidos a la cocina en tiempo real, procesar los pagos, gestionar el inventario, las existencias, los pedidos de los proveedores y las finanzas, agregar datos en informes, crear programas para clientes fieles y soportar la firma digital. No es de extrañar que los sistemas de gestión de la propiedad (PMS) para hoteles, un buen POS debe ser el corazón palpitante de cualquier restaurante de éxito, ayudando a eliminar las fricciones entre los departamentos, mejorar la experiencia del cliente y, en consecuencia, aumentar los beneficios. Pero, al igual que ocurre con el síndrome premenstrual, encontrar el sistema adecuado a sus necesidades puede ser una experiencia dolorosa.
Amortización de inversiones y anuncios de fin de vida útil
Uno de los riesgos intrínsecos, aunque subestimado, de elegir el sistema POS equivocado es la obsolescencia tecnológica.
Con las soluciones on-peremise y los sistemas creados para un hardware específico, este problema es inevitable. Debido a la rápida evolución del hardware informático, estos sistemas quedarán obsoletos.
A medida que los sistemas basados en la nube dejaban obsoletas las antiguas plataformas on-peremise, la mayoría de los proveedores de POS establecidos tuvieron que revisar sus planteamientos, a veces tomando medidas drásticas como el cierre de todo un sistema. De hecho, el principal problema de los sistemas propietarios on-peremise es que suelen tener un ciclo de vida mucho más corto en comparación con las alternativas agnósticas de hardware basadas en la nube, que son prácticamente inmortales, ya que no sufren las limitaciones de la tecnología subyacente. Este declive inevitable de la tecnología suele denominarse EOL (end-of-life). Los anuncios de fin de vida útil pueden tener un impacto dramático en las operaciones diarias de una empresa (reciclaje del personal, curva de aprendizaje del nuevo sistema, etc.), así como en los beneficios: como los sistemas POS suelen ser una inversión a largo plazo, quedarse con un sistema que se retira del mercado significa no poder amortizarlo.
Por qué los sistemas basados en la nube son más seguros
Una de las principales razones por las que los sistemas basados en la nube son una apuesta más segura a largo plazo es que las partes esenciales (los datos) se almacenan y gestionan por separado del terminal de entrada del usuario final. De este modo, cuando los sistemas necesiten un método de entrada diferente, la interfaz de usuario puede añadirse mientras se conectan los datos existentes, en lugar de crear un sistema completamente nuevo y pagar una costosa migración de datos o, peor aún, perder los datos históricos.
Qué hacer con los problemas de fin de vida de POS
Si estás pensando en actualizar tu actual POS, o te enfrentas a la difícil situación de quedarte con un sistema descartado, asegúrate de tener toda la información para tomar la decisión correcta y no olvides las tres reglas de oro: ser agnóstico, estar en las nubes y ser abierto:
1. Ser agnóstico
Prefiera siempre soluciones agnósticas: debe poder trabajar con cualquier proveedor de hardware y no estar limitado por las infraestructuras subyacentes de un POS;
2. Trasladarse a la nube
Elija siempre soluciones basadas en la nube frente a las on-peremise. Posiblemente, nativo de la nube. No deberías preocuparte por la EOL;
3. Ser abierto
Prefiera los sistemas POS que ofrecen API públicas para integraciones de software de terceros fáciles y económicas. Deberías poder conectar cualquier solución que necesites en el futuro.
4. Asociarse sabiamente
Busque un socio que atienda a sus clientes como los hoteles y restaurantes atienden a sus clientes. Los mejores sistemas tecnológicos siguen necesitando mantenimiento y, cuando surge un problema, debe saber que puede confiar en expertos cualificados que se preocupan por él.
Este artículo fue escrito originalmente por el equipo de Infrasys. Se ha trasladado aquí como parte de la familia de marcas tecnológicas de hostelería del Shiji Group.
