David Lund, ein Finanzberater für Hotels, teilt seine Gedanken darüber mit, wie Hotels mit Software und Tools für die Hotelfinanzierung umgehen sollten und welche Rolle die Technologie im täglichen Betrieb spielt. Mit seiner langjährigen Erfahrung in den Bereichen Hotelbetrieb, Finanzen und Buchhaltung bietet David seine einzigartige Sicht auf das Gastgewerbe und empfiehlt Hoteliers Finanzkenntnisse als eine der wichtigsten Fähigkeiten.
Wie begann Ihre Reise ins Gastgewerbe?
Ich wuchs im Schatten des Algonquin Hotels in meiner Heimatstadt St. Andrews, New Brunswick, in Kanada auf. Ich habe direkt nach der Highschool dort gearbeitet und danach eine Hotelfachschule besucht. Darüber hinaus habe ich 31 Jahre lang für Fairmont Hotels, früher bekannt als Canadian Pacific, gearbeitet: Fairmont Banff Springs, Empress, Royal Your, Chateau Frontenac, Hotel Vancouver und Fairmont San Francisco sowie eine vierjährige Tätigkeit in unserer Unternehmenszentrale – das sind alles meine Stationen.
Vor 10 Jahren verließ ich dann den Konzern und machte mich als Finanzcoach selbstständig, da ich während des größten Teils meiner beruflichen Laufbahn Führungspositionen im Finanzbereich innehatte, z. B. als Controller, Regionalcontroller und sogar einige Jahre lang als Hoteldirektor. Ich kehrte sofort in den Finanzbereich zurück, weil es in dieser Funktion nie eine endgültige Antwort gab, während in der Buchhaltung jeder Monat ein Ende haben muss.
Es ist nicht die Technologie, die nicht funktioniert, es sind die Menschen, die nicht wissen, wie man sie richtig einsetzt.
Ich bin zwar kein Buchhalter, aber nach all den Jahren dachte ich, ich hätte alles gelernt, was ich wissen muss, um zu verstehen, wie Hotels in Bezug auf ihre Buchhaltung arbeiten. Es geht nicht darum, Steuern zu zahlen oder die Unternehmensstruktur aufzubauen, sondern die Bücher des Hotels zu führen und die Abteilungsleiter bei ihren Ausgaben auf dem Laufenden zu halten, was vor allem in einem Full-Service-Hotel eine große Aufgabe ist. Aber es macht auch eine Menge Spaß, weil es das Hotelgewerbe ist, oder?
Erzählen Sie uns ein wenig über Ihr Unternehmen, The Hotel Financial Coach.
Die meisten Controller in meinem Unternehmen waren nicht wie ich, da sie meist Buchhalter waren und selbst nie in Hotels oder im Hotelbetrieb gearbeitet hatten, während ich 10 Jahre operative Erfahrung in den Bereichen Zimmer und F&B hatte, bevor ich in der Buchhaltung landete. Das gibt mir eine einzigartige Perspektive, da ich weiß, womit die Leute im operativen Geschäft zu tun haben und warum die Zahlen für sie so herausfordernd sein können, so dass ich eine Mischung aus diesen beiden Erfahrungen zusammenbringen kann.
Die Arbeit, die ich jetzt bei The Hotel Financial Coach mache, umfasst Workshops und das Unterrichten von Einzelpersonen, was sie über Finanzen wissen müssen, aber auch, wie man als Führungskraft mit Zahlen umgeht, egal ob man Geschäftsführer, Controller oder Abteilungsleiter ist, denn Geld ist knifflig. Und wissen Sie, wenn man der Chef ist, muss man Entscheidungen treffen und Fristen setzen, und man muss sich mit Zahlen befassen, daher haben manche Leute große Angst. Außerdem missbrauchen viele Menschen den finanziellen Einfluss, den sie als funktionale Führungskraft haben. Daher besteht ein großer Teil meiner Arbeit darin, Führungskräften beizubringen, wie sie mit Zahlen umgehen und wie sie ihre Mitarbeiter dazu bringen können, die notwendige Arbeit mit ihren Zahlen zu leisten.
Was empfehlen Sie Hoteliers angesichts des großen Angebots an Software für die Hotelfinanzierung bei der Auswahl?
Ich bin überhaupt nicht gegen Technologie, ich glaube, dass sie großartig ist, aber wir sind in unserer Branche verwirrt, weil aufgrund der Struktur der Marken, der Eigentümer und der Verwaltungsgesellschaften niemand eine klare Linie hat, um die notwendigen Investitionen in die IT im Gastgewerbe zu tätigen. In einem Full-Service-Hotel laufen 40, 50 oder sogar 60 Anwendungen gleichzeitig, von denen die Hälfte miteinander kommuniziert, die andere Hälfte aber nicht. Der Durchschnittsbürger weiß nicht einmal, dass es so viele Anwendungen gibt, die für die Verwaltung eines Hotels erforderlich sind.
Die Technologie in Hotels, einschließlich der Hotelfinanzierungssoftware, ist das, was ich als ein Hundefrühstück oder ein Durcheinander bezeichnen würde, denn wenn man eine Marke ist, die Hotels für einen Eigentümer verwaltet, und einen Antrag auf Austausch des Backoffice-Buchhaltungssystems stellt, wird man normalerweise vom Eigentümer abgelehnt, der keine Notwendigkeit sieht, dieses Geld auszugeben, und es folgt eine riesige Hin- und Herdiskussion. Es ist schwer, Eigentümer dazu zu bringen, Geld für Technologie auszugeben, weil sie keinen Nutzen darin sehen, und in Franchise-Unternehmen sind die Franchise-Nehmer nicht sehr daran interessiert, für die Programme der Franchise-Geber zu zahlen, da die monatlichen Gebühren schon teuer genug sind. Es ist unglaublich, dass selbst in einigen großen Hotelunternehmen das wohl wichtigste System – das PMS – bis heute noch ein DOS-basiertes System ist. Das liegt an der mangelnden Bereitschaft, die Technologie zu verbessern, und, ganz offen gesagt, daran, dass sich nicht alle Eigentümer auf eine Plattform einigen können, weil es so viele Marken und Dinge gibt. Daher konzentrieren wir uns beim Coaching und bei der Betreuung von Mitarbeitern zunächst darauf, ihnen beizubringen, wie sie Dinge manuell erledigen können, damit sie verstehen, was die Technologie tatsächlich bewirkt, wenn sie sie einsetzen.
Wenn wir zum Beispiel über die Planung sprechen – und Arbeit ist der größte Kostenfaktor in der Hotelbranche -, dann versuche ich ihnen beizubringen, wie man anhand der Produktivität plant, wie man diese Produktivität berechnet und wie man EFTEs (Äquivalent zu Vollzeitbeschäftigten) berechnet. Auf diese Weise verstehen sie, wenn sie ein System bekommen, was das System tut, und nutzen es richtig. Das Gleiche gilt für die Ausgabenkontrolle, bei der ich ihnen die Verwendung von Bestellungen beibringe, damit sie die Grundlagen verstehen und selbst eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, welche technische Lösung für ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist.
Was ist beim Finanzbedarf eines Hotels wichtig zu beachten?
Ich werde immer wieder gefragt, welches das beste Instrument für Prognosen und Budgetierung ist, und meine Antwort ist immer, dass sie sich selbst übertreffen. Entscheidend ist, dass die Manager die Grundlagen verstehen, bevor sie sich für eine Hotel-Finanzsoftware entscheiden. Neue Lösungen sollten erst dann eingeführt werden, wenn eine gute Finanzhygiene etabliert ist: regelmäßige Prognosen, Budgets und Überwachung der Lohnkosten. Bei solch kritischen Informationen reicht es nicht aus, die Technik alles für sich erledigen zu lassen.
Diejenigen, die im operativen Bereich arbeiten, wie z. B. an der Rezeption, in der Küche oder im Housekeeping, haben es ohnehin schon schwer genug mit ihren Kollegen und Gästen, und das Letzte, was sie wollen, ist etwas mit Zahlen zu tun zu haben. Sie neigen sogar dazu, in die entgegengesetzte Richtung zu laufen. Man muss also herausfinden, wie man sie dazu bringt, sich mit Zahlen zu beschäftigen. In den Workshops, die ich durchführe, betone ich, dass der Umgang mit Zahlen die Währung für den beruflichen Aufstieg ist, denn wenn jemand gut mit seinem Budget und seinen Prognosen umgehen kann, zeigt das, dass er bereit ist, die nächste Stufe zu erklimmen. Ebenso ist es die Währung, um Ihr Hotel rentabler zu machen. Die Eigentümer sehen es deutlich, und die meisten Geschäftsführer sehen es, aber der durchschnittliche Vorgesetzte sieht es meist erst, wenn er damit konfrontiert wird.
Es gibt drei Säulen, die gleichwertig behandelt werden sollten: Gästeservice, Engagement der Mitarbeiter und Geld.
Außerdem ist es wichtig zu wissen, welche Zahlen man im Auge behalten und verwenden sollte. Software berechnet viele Kennzahlen, wie z. B. den Flow-Through, aber ich würde sagen, dass 99 % der Hotelunternehmen dies nicht in ihre Jahresabschlüsse einbeziehen, entweder weil sie nicht wissen, dass sie es können, oder weil sie nicht verstehen, wie viel besser es die Lesbarkeit dieser Abschlüsse machen würde. Darüber hinaus sind die Auswirkungen des Flow-Through für Zimmer und F&B-Gewinn, Nicht-OP-Kosten, GOP-Flow-Through usw. enorm und werden oft unterschätzt. Auch hier gilt: Dinge wie EFTEs und Produktivitätsmessungen können in den Jahresabschlüssen ausgewiesen werden, aber die Menschen tun das nicht. Da ich bei Canadian Pacific gearbeitet habe, einer Eisenbahngesellschaft, die in den letzten 150 Jahren von Ingenieuren und Buchhaltern geleitet wurde, habe ich das Hotelgewerbe aus der Perspektive der Zahlen kennengelernt, wir haben alles gemessen.
Haben Sie irgendwelche Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf die Finanzprozesse festgestellt?
Wir sind in der glücklichen Lage, die Bücher über das Einheitliche Kontensystem für das Beherbergungsgewerbe (USALI) zu haben, das in seiner 12. Es wurde entwickelt, um einen Finanzbericht zu erstellen, der konsistent ist und von jeder Abteilung eines Hotelbetriebs erstellt wird, die alle zum GOP führen. Leider erstellen die meisten Einzelhotels und sogar einige Hotelgesellschaften ihre Jahresabschlüsse nicht auf diese Weise, und viele der Leute, die mich um Hilfe bitten, haben noch nie etwas von dem einheitlichen System gehört. Viele Hoteliers wollen sich den Weg zur Rentabilität sparen, investieren aber nicht in Systeme und in gute Mitarbeiter, vor allem nicht in deren Ausbildung und Entwicklung, und die Pandemie war ein gutes Beispiel dafür, wie verkorkst unser Geschäft ist. Wir haben alle unsere Leute gehen lassen, aber warum sollten wir das tun? Wir sind ein Unternehmen, das mit Menschen zu tun hat, und hätten erkennen müssen, dass auch dies vorübergehen würde und wir unsere Mitarbeiter mehr denn je brauchen würden, wenn sie zurückkommen. Das ist der Grund, warum die derzeitige Technologie so chaotisch ist, warum die Finanzen so chaotisch sind – weil viele Eigentümer und Stakeholder keinen guten Geschäftssinn haben, um es ganz offen zu sagen. Anders ausgedrückt: Sie wollen sich den Weg zum Wohlstand sparen.
Was raten Sie einem Hotel, wenn es feststellt, dass es einige dieser Fehler korrigieren muss?
Ich sage den Leuten in unserem Geschäft immer, dass es drei Säulen gibt, die gleichwertig behandelt werden sollten: Gästeservice, Engagement der Mitarbeiter und Geld. Bei allem, was wir tun, müssen wir diese drei Dinge in Einklang bringen. Bei der Einstellung eines neuen Managers ist es wichtig, dass er gut mit Gästen umgehen kann, seine Kollegen gut führt und seine Zahlen kennt. Sie müssen das Unternehmen verstehen und wissen, warum die Jahresabschlüsse, das Budget und die Prognosen so wichtig sind, und sie müssen wissen, wie sie ihre Mitarbeiter in Bezug auf die finanziellen Aspekte des Puzzles führen können. Jede Abteilung muss einen Manager haben, der die Dinge im Griff hat und seine Aufgabe erfüllen kann, ohne das gesamte Geld des Hotels auszugeben.
Außerdem denken die meisten Menschen, dass Geld wie Mathematik ist, mit einer Antwort auf jede Frage, aber es ist das Gegenteil. Das Einzige, was wir über den Haushalt wissen, ist, dass er falsch ist und niemals genau richtig sein wird. Auch in unserer Branche bilden wir nur selten Menschen aus und entwickeln sie mit Zahlen als Führungsqualität.
Wenn Marken und Managementgesellschaften Mitarbeiter versetzen, müssen sie geschult und weiterentwickelt werden, und die Verpflichtung zur Schulung von Führungskräften im Finanzbereich ist etwas, von dem alle profitieren würden, von der Führungskraft über die Marke/Managementgesellschaft bis hin zum Hoteleigentümer. Was die IT betrifft, so sind viele der Probleme, mit denen sie konfrontiert ist, eigentlich menschliche Probleme. Es ist nicht die Technologie, die nicht funktioniert, es sind die Menschen, die nicht wissen, wie man sie richtig einsetzt, und das könnten wir weitgehend vermeiden, wenn wir Führungskräfte hätten, die eine entsprechende Ausbildung absolviert haben. Das Beste aus Software oder Anwendungen herauszuholen, ist die Qualität einer Führungskraft, die sie nutzt, um das Unternehmen voranzubringen, anstatt sich zu entschuldigen und die Schuld auf die Systeme zu schieben.
