In diesem Interview sprach das Team von Shiji Insights mit Gabriel Apitzsch dem F&B Direktor von Schloss Elmau ein Ferienhotel in den bayerischen Alpen und zweimaliger Gastgeber des G7-Gipfels, eines hochrangigen Treffens, an dem die Staatsoberhäupter einiger der größten Volkswirtschaften der Welt teilnehmen. Apitzsch spricht darüber, wie sie Veranstaltungen mit hohem Publikumsaufkommen und die damit verbundene Logistik verwalten, und gibt seine eigenen Tipps für Hoteliers und Hotelangestellte mit hoher Auslastung.
Wie kam es zu der Erfahrung, ein G7-Treffen auszurichten?
Das Treffen im Juni 2022 war das zweite Mal, dass Schloss Elmau Gastgeber für die G7 war. Die Vorbereitungen waren sehr aufregend, aber auch die Erwartungen waren hoch, denn das erste Mal war ein großer Erfolg, und die Zeiten waren damals politisch anders.
Schloss Elmau wusste 2015 schon fast zwei Jahre im Voraus, dass es Gastgeber sein würde. Diesmal hatten wir jedoch viel weniger Zeit. Das Hotel unterzeichnete den Vertrag als Veranstaltungsort erst im November 2021, was uns sieben Monate statt über zwei Jahre Vorbereitungszeit gab. Wir konnten nicht einfach eine Schublade öffnen und die Pläne aus dem Jahr 2015 herausziehen, erstens, weil es nur sehr wenige leitende Mitarbeiter im Hotel gab, die die Vorbereitungen beim ersten Mal mitgemacht hatten, und zweitens, weil es in den dazwischenliegenden sieben Jahren einen Regierungswechsel gegeben hatte und sie andere Anforderungen hatten.
Was sind die verschiedenen Elemente der Vorbereitung auf ein solches Ereignis?
Das erste, was einem in den Sinn kommt, ist die Sicherheit. Als Hotel waren wir nicht für die Sicherheit verantwortlich, da es sich um eine internationale Regierungsveranstaltung handelt. Deshalb war die Polizei aus Bayern und Deutschland in der Region stark vertreten, ebenso wie die Feuerwehr, das Militär und Spezialeinheiten. Außerdem hatte jedes Staatsoberhaupt seinen eigenen Sicherheitsdienst dabei. Es ging also nicht um die Sicherheit an sich, sondern um die Versorgung und Unterbringung all dieser Menschen. Stellen Sie sich vor, neun Staatsoberhäupter (da die Europäische Kommission und der Europäische Rat ebenfalls anwesend waren, handelte es sich eher um ein G9-Treffen), ihre Partner und ihr gesamtes Gefolge. Schloss Elmau hat etwas mehr als 160 Zimmer, was kaum für die Entourage eines einzigen dieser Staatsoberhäupter ausreichen würde. Wir wussten also, dass wir mit hochrangigen VIPs wie Präsidenten, Außenministern, Staatssekretären und anderen wichtigen Regierungsmitgliedern aus jedem teilnehmenden Land voll ausgebucht sein würden.
Tipps für eine hohe Auslastung
- Geben Sie Ihrem Personal die Möglichkeit, die Arbeit zu erleichtern und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
- Legen Sie klare Ziele und einen Zeitplan fest, um die Zeit effektiv zu verwalten.
- Erstellen Sie einen Notfallplan für unerwartete Situationen, die auftreten können.
- Bilden Sie Arbeitsgruppen für bestimmte Aufgaben und arbeiten Sie schnell, um knappe Fristen einzuhalten.
- Wir verfügen über ein leidenschaftliches und engagiertes Team, das außergewöhnlichen Service bietet und den Gästen ein unvergessliches Erlebnis bietet.
Aufgrund der verstärkten Sicherheitsvorkehrungen wurde das Hotel eine Woche vor der Veranstaltung komplett geschlossen, und nur Personen mit einer Genehmigung konnten sich innerhalb des zehn Kilometer langen äußeren Sicherheitsrings und des drei Kilometer langen inneren Rings bewegen. Alle 320 Hotelmitarbeiter und unsere Lieferanten mussten eine Sondergenehmigung einholen und sich den täglichen Sicherheitskontrollen des deutschen Geheimdienstes unterziehen.
In enger Abstimmung mit der Regierung haben wir ermittelt, wie viele Menschen wir unterbringen müssen und auf welche Weise, z. B. indem wir weniger wichtige Räume wie unser Spa in ein Dolmetscherzentrum umwandeln und das Spa-Personal für andere Aufgaben einsetzen.
Wir mussten unseren Bedarf sehr genau vorhersehen und unsere Vorräte aufstocken, von der Küche bis hin zu den anderen Abteilungen, denn es wäre nicht möglich gewesen, während der drei Veranstaltungstage alles zu besorgen, ohne eine enorme logistische Herausforderung, an der alle entsprechenden Sicherheitsdienste beteiligt waren.
An der F&B-Front haben wir unser Hauptrestaurant in eine riesige Kantine verwandelt, die fünf Tage lang rund um die Uhr in Betrieb war, so dass wir ständig Köche und Servicepersonal benötigten, wobei einige Kollegen aus anderen Abteilungen den Betrieb unterstützten. Für die wichtigsten VIPs, die neun Damen und Herren, die täglich zum Mittag- und Abendessen bedient wurden, war es einfacher, da es sich um ein feines Essen handelte. Ein Detail ist, dass wir Mitarbeiter hatten, die die Muttersprache des jeweiligen Staatsoberhauptes sprachen, und die einzige Einstellung, die wir vornehmen mussten, war ein ehemaliger Mitarbeiter von uns, der japanischer Staatsbürger ist, um das Staatsoberhaupt dieses Landes zu bedienen.
Haben Sie Vorschläge für Hotels, die ähnliche Veranstaltungen mit hohen Anforderungen durchführen? Haben Sie Tipps für eine hohe Auslastung?
Wie bereits erwähnt, ist es absolut notwendig, Ihre Mitarbeiter zu befähigen, die Dinge zu erledigen. Außerdem ist es wichtig, einen Zeitplan zu haben und sich Ziele zu setzen, insbesondere bei solch kurzfristigen Großveranstaltungen. Jeder muss sofort einen Gang höher schalten, sich der Zeitpläne bewusst werden und darüber nachdenken, was benötigt wird. Es ist auch hilfreich, Task Forces zu bilden und sehr schnell zu arbeiten, denn sonst wird die Veranstaltung nicht stattfinden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung auf Unvorhergesehenes. Wir hatten einen Notfallplan für alles, von Stromausfällen bis hin zu medizinischen Notfällen, und dieser half uns, mit unerwarteten Situationen umzugehen, die auftraten.
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Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal, das meiner Meinung nach dazu beigetragen hat, dass Schloss Elmau als Austragungsort ausgewählt wurde, war unsere einzigartige natürliche Umgebung, die den Ton für die Gespräche angibt. Für mich als normalen Bürger war es ein gutes Gefühl, sie als menschliche Wesen zu sehen, die sich unterhielten, an einem See spazieren gingen und Freunde waren, etwas, das mich stolz machte, Teil des Teams und des Hotels zu sein, in dem das alles stattfand.
Ein letzter Tipp zur hohen Auslastung – es ist wichtig, ein Team zu haben, das mit Leidenschaft und Engagement außergewöhnliche Leistungen erbringt. Wir haben ein Team von Mitarbeitern, die stolz auf ihre Arbeit sind und bereit sind, über sich hinauszuwachsen, damit jeder Gast ein unvergessliches Erlebnis hat. Das ist es, was uns auszeichnet und uns von der Konkurrenz abhebt.
