Vom Kassensystem zum Point-of-Service
Im Kern ist ein POS-System (Point of Sale) einfach ein System, das von Unternehmen zur Verarbeitung und Erfassung von Transaktionen und von Kunden zur Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen verwendet wird. Bei näherer Betrachtung ist die Definition von POS jedoch gelinde gesagt unzureichend, da diese Plattformen weit mehr als nur die Abwicklung von Transaktionen übernehmen. Aus diesem Grund wurden in den letzten Jahren die Verkaufsstellen als RMS (Einzelhandel Management Systems) oder Point of Services bezeichnet, Namen, die besser zu der Reihe von Tools passen, die moderne Systeme bieten. All diese Komplexität kann leicht zu verschiedenen POS-End-of-Life-Problemen führen, wenn Hotels nach ihrer nächsten Lösung suchen.
Einige historische Daten zu POS-Systemen
Diese Suiten sind die natürliche Weiterentwicklung der alten elektronischen Registrierkassen (ECR), einer Technologie, die es schon seit Jahrzehnten gibt. Bereits Anfang der 70er Jahre brachte IBM die Systeme 3650 und 3660 auf den Markt, die (zum ersten Mal überhaupt) die Client-Server-Technologie und die P2P-Kommunikation über LAN nutzten, während McDonald’s zu den ersten Restaurants gehörte, die eine mikroprozessorgesteuerte ECR verwendeten. In den 80er Jahren entwickelte sich ECR mit der Einführung von Touchscreens und widgetbasierten Oberflächen zu den GUI-Systemen, die wir heute kennen. Im neuen Jahrhundert ermöglichte der Aufstieg des Cloud Computing den direkten Zugriff auf Kassensysteme per Mausklick über einen einfachen Browser, überall, jederzeit und praktisch auf jedem Gerät.
Eine vertikale Industrie
POS-Systeme werden von verschiedenen Branchen genutzt, weshalb die Anbieter von Kassensystemen in der Regel sehr vertikal aufgestellt sind. Ein Hotel hat andere Bedürfnisse als beispielsweise ein Wellness-Center, und F&B ist da keine Ausnahme. Ein gutes POS sollte unter anderem in der Lage sein, Schecks für Gäste zu erstellen, Bestellungen in Echtzeit an die Küche zu senden, Zahlungen zu verarbeiten, Inventar, Lagerbestände, Bestellungen von Lieferanten und Finanzen zu verwalten, Daten in Berichten zusammenzufassen, Programme für treue Kunden zu erstellen und die digitale Signatur zu unterstützen. Ein gutes POS ist nicht nur ein Property Management System (PMS) für Hotels, sondern sollte auch das pulsierende Herz eines erfolgreichen Restaurants sein. Es hilft, Reibungen zwischen den Abteilungen zu beseitigen, das Kundenerlebnis zu verbessern und folglich den Gewinn zu steigern. Aber genau wie bei PMS kann es eine schmerzhafte Erfahrung sein, das richtige System für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Amortisation von Investitionen und End-of-Life-Ankündigungen
Eines der inhärenten, wenn auch unterschätzten Risiken bei der Wahl des falschen POS-Systems ist die Veralterung der Technologie.
Bei On-Premise-Lösungen und Systemen, die für bestimmte Hardware entwickelt wurden, ist dieses Problem unvermeidlich. Aufgrund des raschen Wandels der Computerhardware werden solche Systeme veraltet sein.
Da Cloud-basierte Systeme die alten On-Premise-Plattformen überholt haben, mussten die meisten etablierten POS-Anbieter ihre Ansätze überdenken, manchmal mit drastischen Maßnahmen wie der Abschaltung eines ganzen Systems. Das Hauptproblem bei proprietären On-Premise-Systemen besteht darin, dass sie im Vergleich zu hardwareunabhängigen, Cloud-basierten Alternativen, die praktisch unsterblich sind, da sie nicht unter den Einschränkungen der zugrunde liegenden Technologie leiden, einen viel kürzeren Lebenszyklus haben. Dieser unvermeidliche Rückgang der Technologie wird gewöhnlich als EOL (End-of-Life) bezeichnet. End-of-Life-Ankündigungen können dramatische Auswirkungen auf das Tagesgeschäft eines Unternehmens haben (Umschulung des Personals, Lernkurve für ein neues System usw.), aber auch auf den Gewinn: Da POS-Systeme in der Regel eine langfristige Investition darstellen, bedeutet die Tatsache, dass ein System, das vom Markt genommen wird, nicht amortisiert werden kann.
Warum Systeme in der Cloud sicherer sind
Ein wichtiger Grund dafür, dass Cloud-basierte Systeme langfristig sicherer sind, ist, dass die wesentlichen Teile (die Daten) getrennt vom Eingabegerät des Endnutzers gespeichert und verwaltet werden. Wenn also Systeme eine andere Eingabemethode benötigen, kann die Benutzeroberfläche hinzugefügt werden, während die vorhandenen Daten daran angeschlossen werden, anstatt ein völlig neues System zu erstellen und für eine teure Datenmigration zu bezahlen oder, schlimmer noch, die historischen Daten zu verlieren.
Was ist bei POS-End-of-Life-Problemen zu tun?
Wenn Sie darüber nachdenken, Ihr derzeitiges POS aufzurüsten, oder wenn Sie vor der schwierigen Situation stehen, dass Sie mit einem entlassenen System dastehen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen haben, um die richtige Wahl zu treffen, und vergessen Sie nicht die drei goldenen Regeln: seien Sie agnostisch, seien Sie in der Cloud und seien Sie offen:
1. Agnostiker sein
Bevorzugen Sie immer agnostische Lösungen: Sie sollten in der Lage sein, mit jedem Hardware-Lieferanten zu arbeiten und nicht durch die zugrundeliegenden Infrastrukturen eines POS eingeschränkt werden;
2. Umzug in die Cloud
Entscheiden Sie sich immer für Cloud-basierte Lösungen und nicht für On-Premise-Lösungen. Möglicherweise Cloud-nativ. Sie sollten sich keine Sorgen um EOL machen;
3. Offen sein
Bevorzugen Sie POS-Systeme, die öffentliche APIs für die einfache und kostengünstige Integration von Drittanbieter-Software anbieten. Sie sollten in der Lage sein, jede Lösung zu verbinden, die Sie später benötigen.
4. Kluger Partner
Suchen Sie sich einen Partner, der Ihnen seine Kunden so bedient wie Hotels und Restaurants ihre Gäste. Auch die besten technischen Systeme müssen gewartet werden, und wenn ein Problem auftritt, müssen Sie sich auf qualifizierte Fachleute verlassen können, die sich darum kümmern.
Dieser Artikel wurde ursprünglich vom Infrasys-Team verfasst. Es wurde hierher verlegt und ist Teil der Shiji Group, einer Familie von Gastgewerbetechnologie-Marken.
