Daten sind überall. In unseren Computern, in unseren Smartphones, in der Cloud und in praktisch jeder Art von System oder Software, die Informationen erfasst. Sagen wir einfach, es gibt eine Menge Daten da draußen. Wenn Sie erst einmal über all Ihre Daten verfügen, wie geht es dann weiter? Wir haben bereits über Datenplattformen und deren Nutzen für die Hotellerie gesprochen. Eine Datenplattform allein reicht jedoch nicht aus. Hotels benötigen zudem Business-Intelligence-Tools, um ihre Daten zu analysieren, zu visualisieren und darauf zu reagieren.
Was ist Business Intelligence?
Laut Investopedia ist Business Intelligence (BI) die Infrastruktur , die Geschäftsdaten erfasst, speichert und analysiert. Sie stellt Leistungskennzahlen und Trends so dar, dass sie Managemententscheidungen unterstützen. Einfach ausgedrückt hilft Business Intelligence Unternehmen dabei, durch Analyse und Visualisierung datengestützte Entscheidungen zu treffen. Das klingt zwar recht einfach, doch die Interpretation von Daten und deren Umsetzung in konkrete Maßnahmen ist selten unkompliziert. Nicht ganz.
Das Erfassen von Daten ist nur der erste Schritt. Hotels benötigen zudem die richtigen Instrumente und Prozesse, um diese Daten in umsetzbare Erkenntnisse und bessere geschäftliche Entscheidungen umzuwandeln.
Was ist der Unterschied zwischen einem Dashboard und einem Hotel-Business-Intelligence-Tool?
Zwar sind Dashboards für Hoteliers äußerst relevant und nützlich, doch fehlt ihnen der zusätzliche Schritt, den Business-Intelligence-Tools bieten. Analyse-Dashboards sind für das Verständnis der Unternehmensleistung unverzichtbar. Sie helfen Entscheidungsträgern dabei, wichtige Kennzahlen zu verfolgen, Trends zu erkennen und die Leistung im Zeitverlauf zu überwachen.
Business-Intelligence-Tools gehen noch einen Schritt weiter. Sie helfen Hoteliers dabei, Daten in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln, die bessere Entscheidungen ermöglichen, Kosten senken, die Rentabilität steigern und die betriebliche Leistung verbessern.
Zwar sind Erfahrung und Fachwissen nach wie vor unverzichtbar, doch bieten BI-Tools zusätzlichen Kontext, der allein aus den Daten des Dashboards möglicherweise nicht ersichtlich ist. Sie helfen dabei, Muster, Trends und Chancen aufzudecken, die andernfalls möglicherweise unbemerkt blieben.
BI-Tools automatisieren die Analyse von Daten aus PMS-, POS-, Revenue-Management-, Reservierungs- sowie Spa- und Golf-Managementsystemen. Dadurch können Hotelteams weniger Zeit mit der Datenerfassung und mehr Zeit mit der Umsetzung der daraus gewonnenen Erkenntnisse verbringen.
Arten von Business Intelligence-Tools und die wichtigsten Faktoren, die bei einem Business Intelligence-Tool für Hotels zu beachten sind
Hotels können aus einer breiten Palette von Business-Intelligence-Plattformen wählen. Einige sind auf unabhängige Häuser zugeschnitten, während andere große Hotelketten unterstützen. Bestimmte Lösungen legen den Schwerpunkt auf maßgeschneiderte Berichterstellung und Analysen. Andere sind auf Bereiche wie Ertragsmanagement, Hotelbetrieb oder die Leistung im F&B-Bereich spezialisiert.
Verschiedene Arten von BI-Tools für Hotels
Wie bei jeder Investition in Technologie ist es wichtig zu verstehen, was ein Produkt bietet und inwiefern es den Anforderungen Ihres Hotels entspricht. Business-Intelligence-Plattformen unterscheiden sich erheblich in ihren Merkmalen und Funktionen. Hotels sollten jede BI-Lösung anhand von fünf Schlüsselbereichen bewerten: Infrastruktur, Datenmanagement, Analyse und Erstellung von Inhalten, Weitergabe von Erkenntnissen sowie die Gesamtfunktionen der Plattform.
Kernfunktionen des Datenmanagements
Das Datenmanagement ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl einer Business-Intelligence-Plattform. Ein BI-Tool sollte in der Lage sein, Metadaten zu verwalten, Daten zu laden und zu speichern, Support für Anpassungen zu bieten und die großen Datenmengen, die von Hotels generiert werden, effizient zu verarbeiten.
Analyse- und Berichtsfunktionen
Eine BI-Plattform muss in der Lage sein, Daten zu analysieren und diese über interaktive Dashboards darzustellen. Diese Dashboards sollten komplexe Informationen leicht verständlich machen und es ermöglichen, darauf zu reagieren. Business-Intelligence-Tools sollten den Anwendern zudem dabei helfen, Erkenntnisse plattformübergreifend zu teilen, einschließlich mobiler Geräte.
Integration und Konnektivität
Da die Hotelbranche immer vielfältiger und individueller wird, werden APIs und offene Plattformen zu einem festen Bestandteil der Hoteltechnologie. Ein BI-Tool muss nicht nur über diese Fähigkeiten verfügen, sondern auch die gemeinsame Nutzung und Extraktion der Datenanalyse ermöglichen. Nicht zuletzt müssen Hotel-Business-Intelligence-Tools auch einfach zu bedienen und optisch ansprechend sein, damit alle anderen Faktoren zusammenkommen und die Entscheidungsträger die Technologie nahtlos nutzen können.
Was sind die Vor- und Nachteile von Tableau, PowerBI, Juyo Analytics, usw.?
Da Business Intelligence zu einem zentralen Bestandteil des Hotelbetriebs geworden ist, hat die Anzahl der verfügbaren Plattformen erheblich zugenommen. Heute können Hotels sowohl zwischen universellen BI-Tools als auch zwischen speziell für die Hotellerie entwickelten Analyselösungen wählen.
Zu den branchenübergreifend am häufigsten genutzten BI-Plattformen zählen Microsoft Power BI, Tableau, Qlik, SAP BusinessObjects und IBM Cognos. Diese Tools bieten leistungsstarke Funktionen für Berichterstellung, Dashboards und Datenvisualisierung, die Unternehmen dabei unterstützen, große Datenmengen in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln.
Allgemeine BI-Plattformen
Laut Capterra gehören zu den am häufigsten genutzten Business-Intelligence-Plattformen Microsoft Power BI, Tableau, Qlik, SAP BusinessObjects und IBM Cognos.
Im Gastgewerbe hat sich Business Intelligence weit über das Revenue Management hinaus ausgeweitet. Heutzutage setzen Hotels BI in den Bereichen Hotelbetrieb, Finanzen, Vertrieb, Marketing, Gästeerlebnis und Berichterstattung an die Geschäftsleitung ein.
Der „Hotel Tech Report“ listet eine Vielzahl von Analyseplattformen auf, die speziell auf die Hotellerie ausgerichtet sind. Zu den Beispielen zählen HotelIQ, Hotelistat, Lighthouse, OTA Insight sowie weitere spezialisierte Lösungen, die Hoteliers dabei unterstützen sollen, ihre Leistung zu analysieren, Prognosen zu verbessern und ihre Geschäftsergebnisse zu optimieren.
Die Wahl des richtigen Business-Intelligence-Tools
Bei der Auswahl einer Business-Intelligence-Plattform sollten Hotels Faktoren wie die Unternehmensgröße, das Budget, die verfügbaren Integrationsmöglichkeiten, die Anforderungen an die Berichterstellung sowie die Frage berücksichtigen, wer das System täglich nutzen wird.
So spricht Power BI beispielsweise häufig Unternehmen an, die nach einer kostengünstigen Lösung suchen, die sich eng in Microsoft-Tools integrieren lässt. Tableau ist bei Unternehmen beliebt, die erweiterte Visualisierungsfunktionen und komplexere Analyseabläufe benötigen.
Plattformen speziell für die Hotellerie unterscheiden sich hinsichtlich ihrer geografischen Abdeckung, der unterstützten Integrationen, des Zielmarktes und der Funktionalität. Einige fungieren als eigenständige Analyselösungen, während andere Teil eines umfassenderen Technologie-Ökosystems für die Hotellerie sind. Viele Analyseplattformen für die Hotellerie bieten Dashboards sowohl für den Betrieb einzelner als auch mehrerer Häuser an, zusammen mit Prognosen, Budgetierung, Benchmarking, Auslastungsanalysen, RevPAR-Berichten und der Nachverfolgung der Geschäftsleistung.
Vorteile von Business Intelligence-Tools für das Gastgewerbe und warum Hotels sie brauchen
Schnellere Berichterstattung und bessere Entscheidungsfindung
Es ist unmöglich, die Vielzahl der Entscheidungen zu beziffern, die täglich in einem Hotel – von der Führungsebene bis hin zum Front Office – getroffen werden und die sich auf die eine oder andere Weise auf das Hotel auswirken. Es versteht sich von selbst, dass in einem Hotel viel los ist und Zeit eine entscheidende Rolle spielt. Vor der Einführung von BI-Tools mussten Sie Ihre Daten in Excel importieren, um Diagramme, Grafiken, Tabellen usw. zu erstellen, damit Ihre Daten in übersichtlichen Grafiken dargestellt werden konnten. Erst nachdem Sie alle Daten sortiert und geschickt neu strukturiert hatten, um die Erstellung dieser Darstellungswerkzeuge zu ermöglichen, konnten Sie Ihre Daten in einer halbwegs lesbaren Form vorfinden. Mit BI-Tools können Hotels nun ihre Daten aus einem PMS oder anderen Systemen wie CRM- oder Mitgliedersystemen beziehen, sie mit Analysetools aufbereiten und innerhalb von Sekunden eine Datenvisualisierung erstellen. Der letzte Schritt, der jedoch noch erfolgen muss, ist die Entscheidungsfindung auf der Grundlage der analysierten und visualisierten Daten.
Mehrere Datenquellen miteinander verbinden
Hotels können dann harmonisierte Daten aus verschiedenen Datenquellen speichern und sie mit beliebigen BI-Tools verbinden, so dass Gastgewerbeunternehmen mit einem Klick Diagramme in Abhängigkeit von den Quelldatenpunkten erstellen können. Mit BI-Tools kann dies dank der grafischen Darstellung und der benutzerfreundlichen Funktionen einer BI-Plattform auch schnell geschehen. So können Datenplattformen, die BI-Tools für das Gastgewerbe verwenden, Gastgewerbeunternehmen dabei helfen, maßgeschneiderte Visualisierungen zu erstellen und verschiedene Datenquellen zu kombinieren, ohne ihre IT-Spezialisten oder Datenwissenschaftler bitten zu müssen, Tausende von maßgeschneiderten Abfragen zu erstellen, die in Excel oder SQL-Datenbanken gesammelt werden müssen.
Betriebliche Effizienz und Kostenkontrolle
Insbesondere für Hotels bieten BI-Tools zahlreiche branchenspezifische Vorteile. So müssen Hotels tagtäglich große Mengen an Beständen verwalten, und BI-Tools erweisen sich als äußerst nützlich bei der Kostenverfolgung, der Überwachung von Vorräten und der Senkung der Ausgaben in Abteilungen, in denen Bestände reduziert werden können.
Gastenselbst und Marketingerkenntnisse
BI-Tools können auch als Zusatz zum CRM-Programm eines Hotels fungieren, da Sie nicht nur die Buchungshistorie und die Ausgaben eines Gastes nachverfolgen können, sondern auch BI nutzen können, um den Aufenthalt eines Gastes weiter zu individualisieren, indem Sie Gästeprofile erstellen, die seine Vorlieben, Bedürfnisse und Interessen detailliert beschreiben. Darüber hinaus ist das Marketing wie in den meisten Branchen ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Hotelunternehmens. Mit Hilfe von Hotel-BI-Tools lassen sich Marketingkampagnen für Hotels noch gezielter auf bestimmte Zielgruppen ausrichten, da sie helfen, die Erfolgsquoten früherer Kampagnen zu verfolgen. BI-Tools helfen Hotelmanagern nicht nur bei der Entscheidungsfindung, sondern auch bei der Kostensenkung, der Steigerung der Kundenbindung und der Verbesserung von Marketingmaßnahmen.
Wer sollte das Tool täglich nutzen?
Jeder, der in einem Hotel eine Entscheidung trifft, kann von einem BI-Tool profitieren. Eigentümer, Revenue Manager, Spa/Golf-Manager, F&B-Manager, General Manager, Verkaufsleiter usw. Da Daten in allen Bereichen eines Hotels eine Rolle spielen, können die meisten Abteilungen von der Verwendung eines BI-Tools profitieren, das ihnen bei der Entscheidungsfindung hilft. Andererseits müssen die operativen Mitarbeiter möglicherweise keine BI-Tools verwenden, sondern führen stattdessen die von einem Manager mit Hilfe der BI-Technologie getroffenen Entscheidungen aus. Letztendlich wirken sich BI-Tools also direkt und indirekt auf die meisten Bereiche eines Hotels aus.
Datenplattform und BI-Anschluss
Es steht außer Frage, dass Business-Intelligence-Tools Unternehmen der Hotellerie einen erheblichen Mehrwert bieten können. Eine Herausforderung hat jedoch bislang die Einführung dieser Lösungen eingeschränkt: Nicht jedes Hotelsystem lässt sich direkt mit einer BI-Plattform verbinden. Viele ältere PMS-, Spa-, Golf- und Betriebssysteme wurden nicht im Hinblick auf moderne Integrationsmöglichkeiten konzipiert. Bedeutet dies, dass Hotels, die diese Systeme nutzen, nicht von Business Intelligence profitieren können? Nicht unbedingt.
Wie BI-Konnektoren die Datenintegration vereinfachen
BI-Konnektoren tragen dazu bei, die Lücke zwischen Hotelsystemen und Analyseplattformen zu schließen. Anstatt auf manuelle Exporte und Datenbearbeitung zurückzugreifen, automatisieren Konnektoren einen Großteil der Prozesse, die für die Aufbereitung und Übertragung von Daten in eine Business-Intelligence-Umgebung erforderlich sind.
Dies trägt dazu bei, dass die KPIs einheitlich berechnet werden, und entlastet gleichzeitig die Hotelteams.
Warum Steckverbinder für die Hoteltechnik von Bedeutung sind
Laut Isabel Eisenach, Key Account Support Manager bei SnapShot, stützen sich viele BI-Plattformen auf Konnektoren, um Integrationen zu vereinfachen. Während Anwendungen in der Cloud häufig APIs unterstützen, erfordern ältere oder lokal installierte PMS-Lösungen oft eine Datenextraktion und -transformation, bevor die Informationen für Analysen genutzt werden können. Konnektoren tragen dazu bei, diesen Prozess zu automatisieren und einen konsistenteren Datenfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten.
Bewältigung der Herausforderungen bei der Verwaltung von Daten mehrerer Immobilien
Direkte PMS-zu-BI-Integrationen können zudem komplex werden, wenn Hotelgruppen mehrere Häuser mit unterschiedlichen Systemen, Konfigurationen oder Namenskonventionen betreiben. Ohne eine Ebene, die die Daten standardisiert, kann sich die Berichterstellung unternehmensweit als schwer zu verwalten und zu pflegen erweisen.
Die manuelle Datenaufbereitung erfordert oft zusätzliche Ressourcen und erhöht das Risiko von Inkonsistenzen zwischen den Berichten. Mit steigenden Anforderungen an die Berichterstattung kann der Aufwand für die Pflege von Integrationen und die Validierung von Daten erheblich zunehmen. In vielen Fällen ist die Verwendung eines speziellen Konnektors effizienter und kostengünstiger als die Entwicklung und Pflege maßgeschneiderter Integrationen.
Der langfristige Wert von Business Intelligence
Einfach ausgedrückt: Moderne Business-Intelligence-Plattformen helfen Hotels dabei, Daten aus PMS, POS, CRM und anderen Betriebssystemen in Dashboards, Berichte und umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln. Durch die Reduzierung manueller Arbeitsschritte und die Verbesserung des Zugangs zu zuverlässigen Informationen unterstützen BI-Tools Hotelteams dabei, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Da die Hotellerie zunehmend datengesteuert wird, geht es nicht mehr um die Frage, ob Hotels Business Intelligence benötigen, sondern darum, wie sie den Wert der Daten, über die sie bereits verfügen, maximieren können.
Dieser Artikel wurde ursprünglich vom SnapShot-Team verfasst. Es wurde hierher verlegt und ist Teil der Shiji Group, einer Familie von Gastgewerbetechnologie-Marken.
