It seems like every day we see a news headline along the lines of, “Data breach at this company” or, “Ransomware targets that company.” With data breaches and virus attacks taking place on a frequent basis, hoteliers and restaurateurs need to make data security a top priority for their on-property technology.
A data breach or down POS system means lost revenue, turning away business, and even worse, has reputational implications that can last longer term. And of course, these problems never occur on a Monday morning when you’re counting inventory, it’s always a Saturday night in your busy season. Cloud systems, on the other hand, have your backup secured and ready to be deployed on a moment’s notice.
Simple User Security Tips
Basic security upkeep is paramount. Some of the things you and your team can and should be doing include maintaining inventories of systems and data, patching systems regularly, and configuring systems securely. You’ll also want to change passwords often, manage access, remove outdated employees, and limit external attack outlets. Finally, consider any legacy solutions your operation is still using as they represent a potential weak point.
How Cloud POS Affects Security
Cloud-based POS solutions not only provide data security but operational security. Let’s say that it’s a Friday night, and your lobby bar is packed. The orders are flowing, until suddenly your IT server goes down, and takes the POS workstations with it. What now? With a legacy POS system, you will have to shut down until the servers come back up. This means that you lose significant profit from having to turn away unhappy customers.
Eine universelle Content-Management-Lösung
Die Gruppe wandte sich dann dem zu, was manche als den heiligen Gral des Content-Managements im Gastgewerbe betrachten: Eine universelle Content-Management-Lösung, die die einzige Quelle für alle Inhalte auf allen Plattformen wäre, die ein bestimmtes Hotel nutzt. Wie würde dies aussehen, welche Hindernisse gibt es, und was ist derzeit verfügbar?
Natalie Kimball: Wir [Shiji] müssen als Technologieanbieter berichten, welche Datenpunkte es gibt. Durch HTMG, wurden so viele Datenpunkte gesammelt. Wir haben bereits die Daten. Wir brauchen jemanden, der die Verantwortung übernimmt und sagt: “So wird es funktionieren”. Und dazu brauchen wir die Hilfe von GDS und von allen Beteiligten. Vielleicht müssen Wyndham, Hilton und Marriott irgendwann sagen: “Wir müssen aufhören, in dieses Hamsterrad stecken zu bleiben.”
Warum sollten die Anbieter aufstehen und sagen: “Okay, ja, wir machen das”, wenn es keinen Anreiz von kommerzieller Seite gibt? Vielleicht muss der Anstoß von einem großen Anbieter kommen, der über genügend finanzieller Mittel verfügt, um anfangs in die Sache zu investieren. Und wenn sie ein kommerzielles Modell entwickeln, das Einnahmen generiert, wird man anfangen, die Kosten zu decken. Aber es kann sein, dass es anfangs einen Verlust geben wird, damit wir es für die Branche anpassen können.
Gianna Rivera: Viele unserer Unternehmen denken über die verschiedenen Inhaltskanäle auf individuelle Weise nach. Ich glaube nicht, dass das nur für das eine oder andere Unternehmen gilt. Wir müssen dazu beitragen, dass diese Gespräche zu einem einheitlichen Denkprozess führen und dass sie verstehen, dass es im eigentlichen Sinne um Inhalte geht.
Hochwertige visuelle Inhalte
Zum Abschluss des Gesprächs diskutierte die Gruppe darüber, dass nicht alle Inhalte gleich sind, und tauschte einige Ideen darüber aus, wie hochwertige Inhalte tatsächlich aussehen.
Sarah Fults: Eine der größten Herausforderungen ist, dass man sein Hotel für das Fotoshooting vorbereiten muss. Für diejenigen von uns, die eine hohe Auslastung haben, kann es sehr schwierig sein, einen Termin für ein Fotoshooting für ein Hotel zu finden. Das ist die größte Herausforderung: Die Zeit zu finden, den Raum einzurichten und sicherzustellen, dass man überhaupt das Wissen dazu hat. Welche Blickwinkel? Von was sollte man das Bild machen? Wie kann man das im Rahmen des Budgets machen? Wie viele Jahre dauert es, bis man das nächste Fotoshooting machen muss?
Natalie Kimball: Es ist eine aufwendige aber wichtige Investition. Und jeder Geschäftsführer wird sich fragen: “Was ist mein Return on Investment?” Selbst wenn die Auslastung um 2 % steigt, ist das nicht genug.
Inhalte sind ein Verkaufsförderungsinstrument, und die OTAs haben uns das bewiesen. Es gibt einen Grund, warum jeder von ihnen Badezimmerfotos verlangt.
Ich glaube, es geht darum, dass ein Hotel nicht mehr darüber nachdenken muss, welches Foto wichtig ist und wie man es bekommt. Es geht um die Automatisierung. Und haben wir dann das Recht, das Foto auf jedem Kanal zu verwenden, der Zugang zu dieser Hosting-Plattform hat?
Cloud POS systems offer data redundancy tools that can prevent the loss of data and business in this scenario. Redundancy is a backup contingency offered by some Cloud POS providers, which runs your POS in a stand-alone mode in the event that you have a network, or internet failure.
While we all like to think that we will not be a victim of a data breach or downtime, the reality is that they are happening more often. Hotels and restaurants should regularly look at their security procedures and make updates as needed. A legacy POS system is one of the weakest links in the data security of an operation. Legacy systems make it difficult to introduce new security controls, so it is more beneficial for an operation to shift to a cloud-based solution that has security and privacy built into its core.
Finding a Secure POS Solution
The key is to choose a POS partner that takes security seriously. Look for a partner that has ‘customer security first’ approach. Security (when it comes to IT) is about protecting data, but protecting oneself of protecting one’s customers and guests are nuances that change the structure.
